企业如何预防商业秘密泄露
长昊商业秘密律师
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一、何谓商业秘密
商业秘密是指能够为权利人带来比不知晓或未使用某一特定信息的竞争对手更大的竞争优势的任何信息,既包括技术信息,也包括经营信息。我国《反不正当竞争法》博采众长,将商业秘密界定为:不为公众所知晓、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。有关技术信息方面的情况,譬如终端产品的信息,如化学配方,尤其是软饮料的配方;工业溶剂;制造工艺;材料保养及其处理以及机械或其他设备之式样等。有关经营方面的信息,包括顾客名单、顾客基本情况、顾客购买习惯、顾客购货量、产品促销计划与手段、经营手段、业务机会,尤其是房地产业务方面的机会。（广东长昊律师事务所 零柒伍伍----贰陆柒伍壹贰叁肆）
商业秘密在经济竟争日趋激烈的当今,已受到世界各国的普遍重视。在英、美国家,商业秘密主要通过侵权法、合同法或刑法加以保护,在美国加利福尼亚州等少数州制定了《统一商业秘密法》，但目前采用单行法加以保护的仍是少数。在大陆法系,主要通过反不正当竟争法加以保护,如联邦德国1980年《不公竟争法》第21条和日本《国际许可证合同审查标准》第2部分。在我国,19,4年1月l日实施的《反不正当竟争法》第10条是保护商业秘密最明确、最主要的依据,其他有关规定见于1,85年颁布的《技术引进合同管理条例》第7条,以及1,87年颁布的《技术合同法》第39条。基于上述阐述,认识商业秘密,把握商业秘密是工商、企业界等实务运作环节中不可忽视的重要内容。
二、若干预防泄密的措施
一个成功的企业,不可避免地拥有为数众多的雇员、顾客甚至来宾,他们都有可能接触到商业秘密,尤其是一部分雇员还要掌握、运用商业秘密。信息一旦进入人脑,不可能洗掉,怎样防止商业秘密流入竞争对手,是一个十分重要的课题,下面拟就四个方面进行一些探索。
1.适当的记录制度
（1.）企业从事研究、开发工作或其他可能产生商业秘密的工作均须保持适当的记载,包括笔记本记录、实验设计、日志、日记、实验数据、电脑数据库、时间表等记载形式,应当记清每一项活动参与人员、时间及经费等。当然,记录既要记载成功的活动所耗费的人、财、物,也要记载不成功乃至失败的活动所耗费的资财。
(2）.建立泄露登记制度。在泄露登记里,应当记载泄露的时间、地点,泄露对象的身份、职务等情况。同时,还应记载是否与该泄露对象订立保密协议,或其他能反映出该信息是作为“秘密”面“泄尽”的事实。
(3).记载应当是越清晰越好,不宜太笼统,含糊不清。否则,没有证据之价值。
(4).将接触上述记录的人员限制到“必须接触到的人士”,使不该接触的人士不能接触,从而减少泄露机会。（广东长昊律师事务所 零柒伍伍----贰陆柒伍壹贰叁肆）
2.用工前之安全措施
（1）进行面试筛选。对于挑选敏感工作岗位人员,在面试时应当问清其过去的经历。对于在直接竞争对手之间频繁地更换工作的人士或其所工作的公司拥有股份或其他形式参与的人士,应当保持高度警惕。
（2）背景调查。除从职位申请表、面试获取有关情况外,对有些背景进行调查以保证万无一失,背景调查主要应调查其是否有刑事犯罪、民事违法的历史,独立地评估其终止前一工作的原因、背景等。对于挑选要接触秘密信息的高度敏感职位入选者,尤应注意背景调查。
（3）保密协议。尽管从法律上讲,董事及高级管理人员对公司负有忠诚之义务,但仍有必要对上述人员以及其他所有管理人员订立保密协议,明确其保密义务。事实上,最佳方式是与所有要接触秘密的雇员订立保密协议。在特殊行业里,除雇员外,还应与顾间、销售代表及其他独立承包商订立保密协议。
（4）区分雇员已有的秘密信息。企业往往雇用一些有经验的经营管理人士城补要害的岗位，这些雇员会带来一些属于他们自己拥有的秘密信息。在这些雇员上岗之前,应要求他们把属于他们自己的信息加以区分,这些信息小至其自己编制的顾客名单,大到自己构思的发明创造。这一步骤必须十分谨慎，且应当作成书面形式，其中应当包含该雇员的承诺和保证,即保证这些信息不是其前雇主开发的或通过其他方式为其前雇主所拥有,从而避免与前雇主将来发生法律争讼，即使有的话,若有此承诺,也应由雇员去承担法律责任。
（5）上岗面谈。这是一个很重要的机会,企业可籍此向新雇员解释其保密制度,不泄密标准,解释已订立或即将要求与该雇员订立的保密协议之条款.同时,还可以要求雇员承诺已收到或了解包括保密制度、不泄密标准在内的公司规章制度等文件。如果雇佣公司、保密协议不能当即签字,可要求雇员在开始工作之前签署前述有关文件,以避免日后法律争讼。（广东长昊律师事务所 零柒伍伍----贰陆柒伍壹贰叁肆）
3.健全保密制度
（1）进出办公、生产经营场所。进出办公、生产经营场所应限于雇员,对于来宾,应经适当许可,方才能进入。最好采取一些识别标志,包括由接待人员引领和出入证制度。对于技术人员来访,可要求事先订立保密协议。对于一般来宾,公司可考虑在来宾登记薄每一页上端,印上一些包括要求来宾尊重本公司商业秘密等内容的提示。对于涉及商业秘密的敏感区域,应当只限于从事该工作的人员进出。如条件许可,可考虑设置特别标志、监视相机、自动关闭门以及门岗。
（2秘密信息之储存应严加管理,要按机密程度将商业秘密编成清单,可接触不同密级资料的人员范围应严加限制,有关措施包括机要资料、文件柜要上锁,传阅、借阅有秘密信息之文件登记,对于涉及到公司存亡的资料,如专利资料、新产品开发或收购计划等,更应从严管理。
（3.未经许可之来宾不得进入敏感区域。如确有必要,可派人引领,并登记入日洁。
（4）为避免未经许可的雇员或来宾窃取商业秘密,应当要求雇员不要将有秘密信息的文件、实验设备暴露显眼之处,以免来宾偶然或一眼就看见。
（5定期检查安全措施情况,如发现疏漏或不足,应及时补救。可以考虑聘请公司外部专业调查人员十分秘密地进行调查,从而对安全措施作出客观、公正的评估。
（6）使用“机密”图章,设计机要资料标鉴系统。在敏感文件上盖上“机密”图章,以便特殊处理。当然,商业秘密泄密,并不一定是因为这些文件上未盖上“机密”图章,但通过盖章,加以明确标示文件的秘密性,可让雇员更加普觉,同时也可无可争辩地由此推定雇员已被告知该文件系“机密”之事实。
标鉴系统所使用的标鉴应以不同颜色作代码或不同密码来表示某一文件、资料的机密程度,或可接触此文件的人员范围。当然,有人批评说,标鉴反倒引起工业间谍的注意,但是,事实上因疏忽大意而失密较之工业间谍所窃取要多得多。
（7）适当的电脑安全措施。秘密信息数据库应建立输入输出密码,且限于“必须接触人士”知晓。软盘等有秘密信息的载体应当保存于上锁的文件柜,并严格控制接触的人士。对于已销毁或出售的电脑,其数据库亦应彻底消除。
（8）传真或其他电子传递秘密信息系统应采用适当的安全措施。现在已开发出传真加密、解密装置,可运用这些装置传递有秘密信息的文件。对于“电子邮寄”系统,也同样有类似的特殊电脑程序,可考虑使用这些手段防止文件传递过程中泄密。
（9）适当的机要文件销毁制度。公司应定期审核保密档案内容,以便及时去除或销毁不再起作用的文件资料。销毁文件时,一定要注意碎纸或以其他方式彻底毁掉,切忌销而未毁,因为此人的废物,可能是彼人的财宝。这样做使得保密档案内的文件随时保持在便于处理的数量限度之内。
（10）开展资料保密训练,培养保密意识。在实践中,有些人泄密，不是有意干坏事，而是疏忽大意,缺少保密之警觉与意识。因而要通过培训,让雇员对通常的安全措施都十分熟悉,他们可以将其作为正常业务的一部分,天天加以贯彻。
4.离岗安全措施离岗面谈是雇主防止雇员侵占商业秘密的最后一道防线,也是在这时,最容易产生窃取商业秘密。因而,通过面谈,可要求雇员归还公司一切财产,包括:钥匙、文件、手册、设计图、出入证以及其他具有秘密信息的物品或借以接触秘密之工具。（广东长昊律师事务所 零柒伍伍----贰陆柒伍壹贰叁肆）
同时,也可通过面谈,再次确认,重申雇员在工作过程中接触到的商业秘密的秘密性,并要求其订立书面字据,保证离岗后仍继续保密。
有时,雇员并未带走有形的商业秘密,但该雇员所知晓的商业秘密仍可能为其新雇主所利用。在这种情形下,应当警告该雇员,并采取适当的措施,也可以通知其新雇主,告知利益冲突之所在,要求新雇主保证该雇员不泄密之义务。如还不能奏效,前雇主可请求司法保护,要求停止侵害。
总之,商业秘密是公司重要财富,如欲获得法律保护,公司需采取保密措施,使其成为自己拥有的秘密信息。公司在建立保密措施时,一是要考虑是否能有效地保密,二是要留下有关证据,证明已采取措施,将有关信息当作自己拥有的“商业秘密”加以保护。有效保密措施既可防止自身的商业秘密泄密,也可预防无意之中不自觉地侵害他人商业秘密,从而避免日后法律争论。（广东长昊律师事务所 零柒伍伍----贰陆柒伍壹贰叁肆）
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